Assessing students with O365: my (current) state of the art

[Originally published in French]

Based on my experience and the current state of tools and services, I propose an inventory of the use of Office 365 (education version) as a digital learning space (or Learning Management System), and more particularly as a means of distributing, collecting and assessing exercises as part of formative evaluations.

Office 365 allows students to organize their work in different ways, with different tools. The main tools are OneNote (with the OneNote Notepad add-on for the class) and Teams. You can also use e-mail (Outlook), word processing (Word Online) and spreadsheet (Excel Online), as well as forms. We can finally, in a more advanced way, explore the uses of Sharepoint and PowerApps.

OneNote

OneNote is an exceptionally versatile application that can be widely recommended. However, I hardly use it to follow the students’ work, because my teaching (philosophy in high school) focuses on writing exercises that I have to follow and mark up. However, in my experience, OneNote does not allow fine tracking of contributions, unlike one can do with MS Word. It does not allow to annotate a word or a sentence by a comment bubble that can give rise to a discussion. There are no automatic notifications or revision histories (at this time). As a result, monitoring students’ work is quite tedious.

Teams

Teams, introduced in 2017, is an application in continuous improvement and already very functional. This platform enables collaboration (via teams and thematic channels) and dynamic integration of multiple external services (via tabs).

T

Teams has a special homework management module. For example, an assignment can be distributed to students in a group, including a template or canvas document that will be duplicated for each student. Students’ submissions can then be tracked, with or without permission for late submission. Each work can be examined directly from the Teams interface.

In my experience, it works quite well. Students can write directly into the Teams interface on a Word Online document, then hand it in. The teacher can then review and annotate the work.

However, I note some limitations (which make Google Classroom a more advanced platform than Teams or OneNote, so far, for fine and continuous collaborative work).

• Students cannot see the comments posted in the document until the teacher has returned all the contributions to the whole class.

• The document returned by the teacher is automatically set to read-only for the student. The latter cannot then directly edit the document online (the teacher can nevertheless), but only with the desktop Word application (an improvement on this subject is announced by the Teams development team). The changes will be synchronized if the student logged into his account when Word was launched.

• The student may not resubmit a work, explicitly (with a notification for the teacher). This request seems to be being implemented and has been requested for quite some time.

The management of the work process is, therefore, a bit cumbersome. Indeed, the student must inform the teacher that he has made changes (the teacher not seeing this information spontaneously). It can do this via Teams’ chat service or via email, — but this will scatter information and complicate the follow-up work for the teacher (for example, the link to the document will not be automatically integrated).

In short, following a continuous writing activity can be quite laborious with Teams, in the state of features.

Forms + Word/Excel/Powerpoint…

One effective solution — the one I currently prefer — is to ask students to communicate their work via a form (Microsoft Forms) made available to them. Students communicate the link to share their work (hosted in OneDrive: very simple operation). The teacher will have been able to send them a document template beforehand (they will have uploaded it to their OneDrive).

The advantage is that submissions are archived in the spreadsheet associated with the form, which automatically enters the student’s identity (in the case of an O365 Education account). The form may contain other fields, such as whether it is a first submission or an improvement, as well as any other information the teacher deems useful.

The teacher can use the worksheet to enter evaluation and monitoring elements. It can group students according to the state and level of their work.

To communicate to students the status of their work (by reminding them of the link to their document), the teacher can do a mail merge.

For my part, I switch at this stage the data on Google Sheets, because I can then use an add-on module such as YAMM or FormMule. Microsoft does not currently allow direct mail to be generated using only online services.

Liste

N.B.: work by email only is to be avoided, because tracking becomes really tedious (unless perhaps a very rigorous nomenclature for email objects and document names). In the case of e-mail communication, the student must at least communicate the document sharing link, without directly attaching the document (this makes collaboration a little easier; the link can also be retrieved).

SharePoint & PowerApps

We are entering more advanced uses here, which I am only beginning to explore. I hope to be able to communicate on this subject soon. The idea is to ask students to submit their work via a form-like interface created with PowerApps, then process the submissions in SharePoint, with individualized mailing possibilities.

Let’s talk if you want about the best ways to organize work with students on O365.

Visualiser l’état des travaux avec un tableur en ligne

1Le tableur Google Sheets s’accompagne de toute une collection de modules complémentaires (basés sur des scripts), permettant d’automatiser certaines fonctions. De nombreux modules complémentaires sont développés et gratuitement proposés par des enseignants, tels que l’ébouriffante Alice Keeler.

Alice Keeler propose notamment le module « Grade the Folder« , qui permet de renommer à la volée les fichiers des élèves selon leurs états d’avancement et d’évaluation. Elle explique ici le fonctionnement de ce module.

Je vous propose pour ma part un bref tutoriel expliquant comment utliser ce module et comment en améliorer l’usage par des émoticônes.

Ce dispositif fonctionne avec un compte personnel ou avec un compte scolaire (Google for Education).

N.B. : dans le cas où l’on ne travaille pas dans un environnement éducatif (Google for éducation), mais avec un compte Google personnel, la législation française interdit de d’utiliser des comptes privés d’élèves. Il reste alors possible de créer soi-même les fichiers individuels et de les partager individuellement aux élèves, en donnant des droits d’éditions en accès anonyme (chaque élève reçoit le lien vers le fichier qui lui correspond, mais n’a pas besoin de compte Google).

Rédiger des évaluations en concaténant les cellules d’un tableur

vJ’ai déjà présenté plusieurs manières d’utiliser un tableur pour optimiser l’évaluation des élèves et la communication de ces évaluations (« Cocher, filtrer, copier, coller : évaluer avec un tableur« , « Une rubrique dans un tableur : évaluer plus efficacement les élèves« ).

Voici un nouveau procédé, facilement adaptable à différents contextes, reposant sur des feuilles de calculs, des menus déroulants et la concaténation des remarques.

Le tableur utilisé est Google Sheets, mais le procédé est déclinable sur d’autres tableurs (Excel notamment). Toutefois, grâce à ses modules complémentaires, Google Sheets permet des opérations intéressantes, comme l’export et l’impression au format texte ou la communication des évaluations aux élèves par publipostage.

Des modèles de tableurs duplicables et modifiables sont proposés en fin de billet.

Présentation générale

Vidéo

Diaporama


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Des lettres d’auto-évaluation pour une évaluation conversationnelle

Cher professeur

Briser le monopole de l’évaluation

Puisqu’il s’agit de développer l’autonomie des élèves, toutes les occasions sont bonnes pour les « sortir du siège de passager » et « les placer au volant » de leur apprentissage (selon la métaphore filée par Ike Shibley dans « Putting Students in the Driver’s Seat« ).

L’enjeu est particulièrement sensible concernant l’évaluation : on sait quel puissant levier d’apprentissage constitue l’auto-évaluation, comme l’a documenté John Hattie. Mais on sait aussi à quel point le monopole des enseignants dans l’évaluation rend les élèves passifs dans leur apprentissage, comme le rappelle Arthur Chiaravalli (« Teachers Going Gradeless. Toward a Future of Growth Not Grades« ) :

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Comme le formume Catlin Tucker :

« Like too many aspects of edu, students play a passive role in the traditional grading system. »

Entrer en correspondance

Dès lors, pourquoi ne pas impliquer explicitement les élèves en leur proposant de rédiger régulièrement des lettres d’auto-évaluation ?

Inspiré par Arthur Chiaravalli (et ce qu’il nomme « linked letter »), je demande désormais à mes élèves de rédiger et de m’envoyer des lettres d’auto-évaluation (en voici les consignes).

L’élève est invité à rédiger un texte de présentation de lui-même, et d’auto-évaluation (il y a aussi une évaluation du cours et de l’enseignant). Il est attendu que l’élève place des liens vers des exemples de ses travaux montrant ses essais et son apprentissage.

Un processus réflexif de type ePorfolio

En ce sens, cet exercice s’inscrit pleinement dans la loghique du ePortfolio.

« Un ePortfolio est le résultat d’un processus (réflexif) au cours duquel son auteur collecte, sélectionne, organise, analyse et présente les preuves de ses expériences, réalisations et apprentissages — pour lui/elle-même ou une audience particulière. » — Serge Ravet.

Exemples

Voici des exemples de belles lettres d’élèves (au format Word) auxquelles je réponds par des commentaires :

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> Lien vers la grande image.

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Maintenir la conversation

L’exercice est très fructeux et contribue à développer une culture de l’évaluation formative continue et conversationelle. Comme le formule encore Arthur Chiaravalli : « The goal is to “keep the conversation going” as long as possible. »

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C’est la même idée que propose d’ailleurs Catlin Tucker : “Conversations Instead of Grades. »

Entrer dans la danse ?

La correspondance en ligne est riche (notamment par les traces qu’elle génère), mais elle ne remplace pas de véritables entretiens individualisés. Cependant, il est difficile d’organiser de tels entretiens individualisés avec les élèves, en raison de la difficulté d’en trouver le temps et le lieu. Certes, on pourrait imaginer des entretiens vidéos, mais ici encore on déborde fortement le temps de la classe…

Une piste a cependant retenu mon attention : le dispositif de la rotation d’ateliers (« Station Rotation Model ») proposé par Catlin Tucker, couplé à sa proposition de ne jamais évaluer hors de la classe (« Stop Taking Grading Home« ).  — A explorer !

Une rubrique dans un tableur : évaluer plus efficacement les élèves

grilleLes enseignants cherchent à rendre les évaluations moins chronophages et plus utiles pour les élèves.
L’intérêt des grilles est ici connu : elles encadrent la subjectivité de l’évaluateur et réduisent la portée de certains biais de jugement, elles améliorent la fidélité et la stabilité des évaluations, elles ont généralement la faveur des apprenants, elles génèrent des traces d’apprentissages, elles améliorent la rapidité de l’évaluation (voir ce qu’en dit l’Université de Genève).
Voici une proposition d’utilisation de grilles d’évaluation avec un tableur en ligne. L’outil choisi est Google Sheets, dont certaines fonctions avancées (création de documents et publipostage) ne sont à ma connaissance pas encore disponibles dans les autres outils. Ce dispositif est bien entendu adaptable à différentes situations d’évaluation, pour différents niveaux scolaires et différentes matières.
N.B. : j’avais déjà présenté un dispositif basé sur un formulaire lié à un tableur (« Corriger des copies avec un formulaire« ) ou un autre basé sur des copies numérisées au format pdf (« Corriger numériquement (et efficacement) des copies papier »).

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Formulaires de suivi autonome et formatif des devoirs

qSuivre les travaux de nos élèves est une tâche importante. Cette tâche peut cependant devenir fastidieuse en évaluation formative, lorsque l’enseignant accorde une marge de manœuvre aux élèves pour le choix, le rythme et le délai de remise des travaux : qui a rendu ? qui n’a pas rendu ? qui a commencé et non finalisé ? qui a repris son travail pour l’améliorer ?… Pourquoi ne pas alors responsabiliser davantage les élèves en leur confiant une bonne partie de cette tâche de suivi ? Et comment le faire numériquement ?

Je propose un dispositif basé sur des formulaires de suivis dynamiques (l’enseignant peut ajouter progressivement des entrées correspondant aux nouveaux exercices), individualisés et modifiables (chaque élève peut modifier l’état d’avancement de ses propres travaux).

L’outil proposé est Google Forms, accessible avec un compte Google (non nécessaire pour les élèves). Cet outil permet aussi de générer des statistiques au format graphique à partir des réponses qui remplissent automatiquement un tableur en ligne.capture-decran-2016-10-09-a-20-56-26

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Corriger des copies avec un formulaire

La correction des copies est une tâche importante, mais chronophage. Comme de nombreux collègues, je cherche des méthodes pour optimiser ce travail. Je présente ici un dispositif efficace basé sur un formulaire lié à un tableur. Les outils utilisés sont Google Forms et Google Sheets (une solution semblable pourrait être mis en place avec Office 365).

Ce dispositif mobile permet à la fois de gagner du temps et de communiquer aux élèves des évaluations explicites et complètes. Basé sur des outils en ligne, il peut être utilisé sur tout ordinateur ou terminal mobile connecté. Il permet aussi l’archivage des évaluations (même lorsque les élèves rendent des travaux au format papier).

Voici le schéma du dispositif.27777011986_4f6e8ee45a_c

Préparer le formulaire

Le formulaire (il peut être le même tout au long de l’année) contient des champs pré-renseignés permettant des sélections rapides :

  • sélection de la classe ;
  • sélection du nom de l’élève ;
  • sélection du travail corrigé ;
  • date du travail ;
  • sélection des niveaux de réussite des diverses tâches ;
  • sélection des éventuels commentaires typiques (commentaires récurrents) ;
  • champ d’écriture de éventuels commentaires personnalisés (on peut faire correspondre les remarques avec des numéros placés dans les marges des copies) ;
  • champ d’attribution de la note.

 

Remplir le tableur à partir du formulaire

Tout en lisant la copie évaluée, on remplit le formulaire (annotations numériques qui supposent de réduire au maximum les annotations au stylo sur la copie elle-même).

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Après l’enregistrement (envoi) de chaque formulaire, les éléments remplissent automatiquement le tableur lié. Cela permet plusieurs opérations, notamment :

  • durant l’évaluation, on peut copier-coller les commentaires récurrents : après avoir corrigé quelques copies, des profils de travaux se répètent et il alors facile de copier-coller ces commentaires en les plaçant dans le formulaire, tout en conservant la possibilité de les éditer pour les adapter aux cas particuliers ;
  • il est aussi possible, pourquoi pas, de rechercher et remplacer automatiquement certains éléments de commentaires pour les préciser (avant communication aux élèves) ;

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  • après l’évaluation, on peut faire des statistiques et des tris d’élèves.

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Communiquer les évaluations

A partir du tableur, on peut communiquer les évaluations aux élèves. Plusieurs solutions sont ici possibles  :

  • imprimer une page de synthèse pour chaque élève, en utilisant un module complémentaire :
  • envoyer les évaluations par publipostage à chaque élève, en utilisant un module complémentaire :

Voici un exemple de courriel publiposté via le module Yet Another Mail Merge, avec à droite le modèle de courriel avec les marqueurs (<< >>) et à gauche un courriel rempli automatiquement avec les éléments du tableur :

 

Formulaire de démonstration

Des suggestions ?

Ce dispositif est fonctionne déjà assez bien, mais il est sans doute améliorable… grâce à vous suggestions.