Envoyer par courriels semi-automatisés les mises à jours des cahiers de textes

 

Vous utilisez un tableur pour la tenue des cahiers de textes de vos classes ? Avec Google Sheets vous pouvez envoyer à vos élèves les mises à jours des cahiers de textes par des courriels semi-automatisés. Cette communication proactive (push) permet de mettre à disposition des informations utiles pour le cours, avec des liens vers des ressources en ligne. Elle peut aussi inviter les élèves à discuter par courriels sur les cours et les exercices.

Je propose ici une procédure assez simple appuyée sur le module complémentaire Yet Another Mail merge. Cette proposition reste bien évidemment ouverte aux améliorations (d’autres modules sont disponibles ; d’autres scénarios sont possibles).

Mise en place du cahier de textes [opération initiale unique]

Vous pouvez créer chaque cahier de texte à partir d’un tableur vide ou même importer et convertir dans Google Drive un tableur d’un autre format (Excel, Open Office…). Voici un exemple :

 

NB : un tableur en ligne peut être partagé et publié dans un site

Il est très facile de publier le tableur du cahier de textes, pour l’intégrer dans une page de site ou pour communiquer l’url aux élèves (dans Google Sheets : menu Fichier > Publier sur le web). J’intègre personnellement les cahiers de textes dans le site du cours de philosophie :

 

Préparer le tableur pour le publipostage [opération initiale unique]

> L’aide de YAMM, en anglais, est très complète. Des aides en français sont disponibles via une recherche sur internet.

Pour utiliser le module complémentaire Yet Another Mail Merge (YAMM), il faut plusieurs opérations.

D’abord, il faut installer le module YAMM dans le tableur.

Ensuite, il faut inclure dans le tableur une colonne « courriel » (à droite de préférence), contenant les adresses des élèves(opération initiale unique).

> L’astuce consiste à placer toutes les adresses des élèves dans une première cellule de la colonne, en les séparant seulement par des virgules.

Le module YAMM copiera ces adresses comme destinataires de chaque courriel.

Attention : confidentialité des adresses
N.B. 1 : pour placer des adresses en copie carbone invisible (cci ou bcc), il faut créer une colonne intitulée « bcc » et y placer les adresses (voir l’aide de YAMM).

L’idéal est d’utiliser des adresses normalisées fournies par l’établissement.

N.B. 2 : si vous publiez en ligne le tableur, n’oubliez pas de masquer toute colonne contenant les adresses électroniques.

Préparer le courriel modèle [opération initiale unique]

YAMM fonctionne en liant les données de chaque cellule d’une même ligne avec les marqueurs d’un courriel brouillon préparé à l’avance, et réutilisable. Ces marqueurs correspondent aux titres des colonnes du tableur.

Vérification de l’envoi automatique [opération initiale unique]

Il reste ensuite à tester une fois le système. Activez le module complémentaire YAMM et sélectionnez la commande « Publipostage ». Voici la fenêtre de contrôle :

Exclure certaines lignes du publipostage

Si votre tableur comporte plusieurs lignes, vous pouvez supprimer les cellules contenant les adresses le temps de l’essai. Ces lignes seront ignorées par YAMM.

En usage normal, il suffira de placer un « 0 » dans les cellules de la colonne « Merge status » correspondant aux lignes que l’on ne voudra pas inclure dans le publipostage.

Envoi des messages [opération régulière]

Vous pouvez alors lancer l’envoi des courriels.

Et du côté des élèves ?

Voici un exemple de courriel reçu par chaque élève d’une classe.

Les élèves pourront archiver — ou non — ces messages.

Et du côté des inventions d’usages ?

Comme souvent, l’introduction d’une médiation digitale peut avoir la vertu de générer des usages riches et de susciter l’invention de scénarios pédagogiques. Quelques pistes :

• Les élèves pourront répondre aux courriels pour demander des précisions. Ils décideront alors de s’adresser uniquement à l’enseignant ou de s’adresser au groupe sur le mode d’une discussion ou d’un forum.
  
• Les élèves pourront répondre aux courriels pour communiquer leur travail en pièce jointe.
• L’enseignant pourra désigner un élève ou un groupe chargé de compléter la synthèse du cours, par un l’ajout de notes ou de ressources.
• …

N.B. : cela sera l’occasion de travailler avec les élèves les règles d’écriture des courriels et les règles techniques et éthiques du débat collectif.

Cela vous fait-il aussi cet effet ?